פגישת לקוח מסתיימת עם החלטות, משימות ומסמכים שצריך להעביר להמשך טיפול. כעבור כמה ימים, כבר לא תמיד ברור מי התחייב למה, מהו מועד הביצוע ואילו נושאים עדיין ממתינים להכרעה.
בפגישות Google Meet שבהן האפשרות זמינה, פיצ'ר התיעוד Take notes for me של Gemini יכול לתעד את עיקרי השיחה ולרכז סיכום, החלטות וצעדים להמשך במסמך Google Docs. האפשרות זמינה בתוכניות Google Workspace מתאימות, ומנהל המערכת בארגון יכול להפעיל או להגביל אותה. בפגישות שבהן מופעל ניהול מארחים (Host Management), רק המארחים יכולים להפעיל או להפסיק את התיעוד.
פרומפט לדוגמה:
"על בסיס סיכום הפגישה, הכינו טבלה הכוללת את הנושא שנדון, ההחלטה שהתקבלה, המשימה להמשך, האחראי ומועד ההשלמה. הפרידו בין החלטות שהתקבלו, הצעות שעלו לדיון ונושאים שנותרו פתוחים. אל תוסיפו התחייבויות או מועדים שאינם מופיעים בסיכום."
לפני שליחת המסמך ללקוח, חשוב להשוות אותו לסיכום המקורי ולוודא שלא נשמטו הסתייגות מקצועית, תנאי לביצוע, חלוקת אחריות או מסמך שטרם התקבל להמשך הטיפול.
איך אתם מתעדים כיום את המשימות שעולות בפגישות?
